Einrichtung Ihres WhatsApp-Assistenten

Bevor wir gemeinsam starten können, müssen zwei wichtige Voraussetzungen erfüllt sein:

1.1. Meta Business-Portfolio

Für die Anbindung an WhatsApp Business benötigen Sie ein Meta Business-Portfolio (früher Facebook Business Manager) mit Admin-Rechten

• So melden Sie sich an: Sie loggen sich in der Regel mit Ihrem privaten Facebook- oder Instagram-Account ein, mit dem Ihre Unternehmensseite verknüpft ist.

• Sie haben noch kein Business-Portfolio? Bitte erstellen Sie dieses unbedingt vor der weiteren Einrichtung. Meta verlangt bei der Erstellung eine Identitätsprüfung (z. B. per Ausweiskopie oder Anruf). Die Freigabe kann bis zu 3 Werktage dauern. Ohne ein verifiziertes Portfolio kann die Einrichtung nicht abgeschlossen werden. 👉 Hier geht es zur Anleitung von Meta zur Erstellung

1.2. Rufnummer auswählen

Bitte entscheiden Sie sich vorab für eine der beiden Varianten und teilen Sie uns Ihre Wahl mit:

• Option A: Eigene Geschäftsnummer (Festnetz oder Mobil) Die Nummer muss zur Aktivierung einmalig per SMS oder Anruf erreichbar sein. Sie können danach wie gewohnt mit der Nummer telefonieren.
  ⚠️ Wichtig: Wenn Sie diese Nummer aktuell bereits für WhatsApp nutzen, entfällt der reguläre WhatsApp-Zugriff auf Ihrem Smartphone nach der Umstellung. Nur noch die KI hat dann Zugriff auf die WhatsApp-Nachrichten.

• Option B: Rufnummer von uns (MANAGBL.AI) nutzen Wir stellen Ihnen eine Nummer zur Verfügung.
  ⚠️ Hinweis: Diese Nummer hat eine Berliner Ortsvorwahl (030).

2.1 Wir bereiten Ihren Account vor

Dieser erste Schritt wird von unserem Team (MANAGBL.AI / casavi) für Sie im Hintergrund erledigt. Bitte teilen Sie uns dazu Folgendes mit:

• Bei Option A (Eigene Nummer): Nennen Sie uns einfach die Rufnummer, die Sie nutzen möchten.

• Bei Option B (Unsere Nummer): Nennen Sie uns bitte zwei Rufnummern:
  1. Verifizierungsnummer (z. B. Ihre Handynummer): Hierüber erhalten Sie einmalig einen automatischen Anruf mit einem 6-stelligen Code.
  2. Weiterleitungsnummer (z. B. Ihre Zentrale): Falls ein Kunde die WhatsApp-Nummer anruft, wird der Anruf dorthin umgeleitet.

Sobald wir Ihre Nummer hinterlegt haben, erscheint in Ihrem Kundenaccount der Einrichtungsassistent.

2.2 360Dialog Account erstellen

360Dialog ist unser technischer Partner für die WhatsApp-Anbindung.

1. Starten Sie den Einrichtungsassistenten in Ihrem Account und klicken Sie auf den angezeigten Link zur 360Dialog-Registrierung.

2. Legen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort ein neues Konto an (oder loggen Sie sich ein, falls Sie bereits eines haben).

3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und füllen Sie das Registrierungsformular aus.

2.3 Status der Rufnummer bestätigen

Nach der Anmeldung fragt 360Dialog nach dem aktuellen Status Ihrer Nummer:

• Wenn bisher KEIN WhatsApp über diese Nummer lief (Gilt für Option B und meist auch Option A): Beantworten Sie alle drei Fragen mit „No“ (Nein) und klicken Sie auf „Confirm number details“.
  – Is this number connected to WhatsApp Business API? → No
  – Is this number connected to WhatsApp Business App? → No
  – Is the number connected to a personal WhatsApp account? → No

• Wenn bereits WhatsApp auf der Nummer läuft (Nur bei Option A möglich): Wählen Sie die zutreffende Option aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

2.4 Verknüpfung mit Meta (Facebook)

Ab hier ist der Prozess für alle gleich:

1. Bestätigen Sie die Berechtigungsabfragen (Zugriff auf WhatsApp und
Facebook) mit „Ja“.

2. Melden Sie sich mit Ihrem Facebook-Account an.

3. Wählen Sie Ihr Meta Business-Portfolio aus (Unternehmensdaten werden automatisch übernommen).

4. Erstellen Sie das WhatsApp Business Profil (Anzeigename und Beschreibung vergeben).

5. WICHTIG – Die Verifizierung: Führen Sie die Verifizierung der Telefonnummer bitte via Anruf durch (nicht per SMS).

Ihr WhatsApp Assistent ist nun fast bereit!
Hinweis: Es kann 1–2 Minuten dauern, bis alle Einstellungen sichtbar sind. Laden Sie die Seite gegebenenfalls neu. Sollte die Verifizierung fehlschlagen, liegt dies meist an einem noch nicht vollständig verifizierten Meta Business-Portfolio (siehe Schritt 1).

Bevor Sie live gehen, sollten Sie Ihren neuen Assistenten testen:

• Prüfen Sie den Begrüßungstext, den Gesprächsfluss und die Abschluss-Nachrichten.

• Führen Sie ein Testgespräch von Ihrem eigenen Smartphone aus, um sicherzugehen, dass alles nach Ihren Wünschen funktioniert.

Machen Sie Ihren neuen Service bekannt!

• Versenden Sie ein Anschreiben an Ihre Kunden (nutzen Sie gerne unsere Vorlage).

• Bringen Sie einen Aushang in den Gebäuden an.

• Binden Sie den QR-Code auf Ihrer Website, im Mieterportal oder in der Mieter-App ein.

In der Anfangsphase empfehlen wir, ein Auge auf die Interaktionen zu haben:

• Prüfen Sie täglich die eingehenden Gespräche und die vom Assistenten erstellten Tickets.

• Achten Sie auf unvollständige Konversationen oder Rückfragen, bei denen der Assistent noch lernen kann.

• Passen Sie die Konfiguration des Bots bei Bedarf einfach weiter an.

Bei Fragen melden Sie sich gerne bei Ihrem casavi Ansprechpartner.