iX-Haus Onboarding

Leitfaden für iX-Haus-Kunden

Grundsätzliche Informationen zum Zusammenspiel von casavi + iX-Haus

Zusammenspiel casavi + iX-Haus

• casavi dient hauptsächlich als Kundenportaloberfläche für das Vorgangsmanagement von iX-Haus (iX-Haus Plus) • Ihre iX-Haus-Version sollte immer auf dem neusten Stand sein

Schritt für Schritt in casavi einarbeiten

Schritt 1: Schnittstelle zu casavi bei iX-Haus beauftragen

Vereinbaren Sie bitte im allerersten Schritt bei CREM Solution einen Termin zur Schnittstelleneinrichtung. Sobald dieser fixiert wurde, können Sie mit Ihrem casavi-Ansprechpartner die Onboardingtermine festlegen.

Schritt 2: Mitarbeiter zu casavi einladen

Mitarbeiter im Administrationsbereich zu casavi einladen

Im Gegensatz zu den meisten Anbindungen werden Ihre Mitarbeiter automatisch über die Schnittstelle von iX-Haus zu casavi übertragen. Sie müssen unter „Mitarbeiterverwaltung“ nur noch bei den einzelnen Kontakten die Mitarbeiterrechte festlegen und den Button „Einladen“ klicken.

Schritt 3: Anpassen des Administrationsbereiches

Im dritten Schritt passen Sie bitte den Administrationsbereich an. Hier können Sie Ihren Account sowie das Kundenportal Ihren Bedürfnissen anpassen. Beachten Sie insbesondere folgende Bereiche:

  • Kontoverwaltung

  • E-Mail-Benachrichtigung

  • Kundenportaleinstellungen

  • Look & Feel

  • Pinnwand

  • FAQ

  • Stammdaten

  • 01. Administration: Allgemeine Einstellungen

    In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie im Administrationsbereich Ihre Accounteinstellungen konfigurieren und Ihren Account ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

  • 02. Administration: Anpassungen für Ihr individuelles Kundenportal

    In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Kundenportal nach Ihren Wünschen konfigurieren und so eine maßgeschneiderte Nutzererfahrung schaffen können.

Schritt 4: Dienstleister anlegen & im Kundenportal freischalten

​Falls Sie Dienstleister haben, die Sie gerne im Kundenportal mit Kontaktdaten anzeigen lassen möchten, ist das möglich. Entweder Sie legen die Kontakte manuell an im Bereich „Kontakte“ oder Sie erstellen eine Exceltabelle Ihrer Dienstleister und Ihr casavi-Ansprechpartner importiert Ihnen die Liste einmalig.

Mehr Information zum Thema Dienstleisterimport finden Sie hier.

Sind die Dienstleister in casavi importiert, können Sie diese mit den entsprechenden Liegenschaften und den Dienstleistertypen verknüpfen und Ihren Kunden im Portal sichtbar machen. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie hier.

Schritt 5: Einladungsprozess von Eigentümern /Mietern

Sobald Sie alle Anpassungen vorgenommen haben, können Sie Ihre Kunden zum Portal einladen. Bei diesem Prozess gibt es einige Dinge zu beachten.

Alles zum Thema „Einladung von Mietern und Eigentümern“ finden Sie hier.

  • 01. Einladungsprozess: Gruppeneinladung via Post

    In diesem Video erfahren Sie, wie Sie über den Administrationsbereich eine Gruppeneinladung zum Kundenportal per Post durchführen, Einladungscodes für ausgewählte Kontakte erstellen und diese Codes in Ihren Serienbrief integrieren.

  • 02. Einladungsprozess: Gruppeneinladung via E-Mail

    In diesem Video erfahren Sie, wie Sie im Administrationsbereich mehrere Kunden per E-Mail gleichzeitig zum Kundenportal einladen können.

  • 03. Einladungsprozess: Einzelne Kontakte zum Portal einladen

    In diesem Video erfahren Sie, wie Sie einzelne Kontakte ganz unkompliziert zum Portal einladen können.

Übersicht casavi + iX-Haus

casavi

Folgende Funktionen werden von Ihnen als
iX-Haus Plus Nutzer in der casavi-Oberfläche abgewickelt:

  • Administration

    • Kontoverwaltung

    • Mitarbeitereinladungen

    • E-Mail-Benachrichtigungen

    • Kundenportaleinstellungen

    • Look & Feel

    • Pinnwand

    • FAQ

    • Stammdaten

    • Einladung von Mietern/Eigentümern

  • Erstellen von Terminen

  • Anlegen von Dienstleistern auf Liegenschaftsebene, wenn diese als “wichtiger Kontakt” im Kundenportal angezeigt werden sollen

iX-Haus

Folgende Funktionen werden von Ihnen als iX-Haus Plus Nutzer direkt in der iX-Haus-Oberfläche abgewickelt
(Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte direkt an
Crem Solutions GmbH & Co. KG):

  • Bearbeitung von Vorgängen (inkl. Status und internen sowie externen Kommentaren)

  • Mitteilungen senden (Der Mitteilungsstatus muss immer in iX-Haus geändert werden, wird der Status in casavi geändert, wird dies nicht über die Schnittstelle an iX-Haus zurückgespielt.)

  • Anlegen von Mitarbeitern oder Mitarbeiterrollen (diese werden via Schnittstelle von iX-Haus übertragen – lediglich die Einladung der Mitarbeiter erfolgt über die casavi Oberfläche. Mitarbeiter MÜSSEN zwingend nur eingeladen werden, wenn sie Funktionen im Administrationsbereich vornehmen, Termine erstellen oder E-Mail Benachrichtigungen zu Vorgängen/Meldungen bekommen müssen/sollen)

  • Bereitstellung von Personen bzw. vertragsspezifischen Dokumenten:

    • Mit einer DocuWare Schnittstelle werden  Dokumente von Kunden aus dem Dokumentenmanagementsystem über diese Schnittstelle an casavi übergeben

    • Ohne DocuWare (iX-Haus+ hat keine Dokumentenablage) können nur die Dokumente übergeben werden, die in iX-Haus erstellt werden

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